Sửa email bị trả lại [Gmail và Outlook]

Bạn có dành nhiều thời gian để gửi các chiến dịch email marketing tới hàng nghìn khách hàng (một phần của danh sách gửi thư) không?Cuối cùng bạn sẽ nhận được một email bị trả lại?Kết quả là, một phần đáng kể (khách hàng của bạn) không thể tiếp cận được.Đây là cách mà sự thất vọng của bạn tăng lên và cuối cùng buộc bạn phải tự hỏi làm thế nào để giải quyết vấn đề email bị trả lại hoặc bị từ chối?

Nếu bạn sử dụng Gmail hoặc Microsoft Outlook, trong blog này, chúng tôi sẽ giải thíchCách khắc phục email bị trả lại trong Gmail và Outlook.

Thư bị trả lại là gì?

Ngay cả trong thời đại kỹ thuật số, còn được gọi là thời đại công nghệ cao, những thất bại vẫn chưa được loại bỏ hoàn toàn.Bạn đã dành một thời gian dài để tạo ra chiến dịch email hoàn hảo cho khách hàng tiềm năng của mình, cố gắng gửi tài liệu tiếp thị đến đối tượng mục tiêu một cách tuyệt vọng, nhưng vô ích khi email của bạn bị trả về, bị từ chối và khiến bạn thất vọng.Đây được gọi là "email bị trả lại".

Khi người nhận không thể chấp nhận email của bạn vì một lý do nào đó, "email bị trả lại" sẽ xảy ra.Vấn đề là gì?Bạn sẽ học tương tự trong phần tiếp theo.

Các lý do có thể xảy ra đối với các email bị trả lại trong tài khoản thư yêu thích của bạn

Bạn hẳn đã gặp phải thông báo này- "Việc gửi cho những người nhận sau đã vĩnh viễn không thành công.Chi tiết kỹ thuật của lỗi vĩnh viễn: Google đã cố gắng gửi email của bạn nhưng đã bị máy chủ miền của người nhận từ chối. "Bạn sẽ thấy một số lý do khiến máy chủ từ chối email——

• Tài khoản email bạn đang cố gắng truy cập không tồn tại.Vui lòng thử!
• Khoảng trống không cần thiết.
• Kiểm tra kỹ địa chỉ email của người nhận để tìm lỗi chính tả.

Hãy để chúng tôi xem xét sâu hơn và hiểu các lý do có thể có của "email bị trả lại".

1. Email không gửi được:Khi máy chủ nhận email bị quá tải, không khả dụng hoặc đang được bảo trì, email của bạn sẽ không được gửi.Đây thuộc về loại "hồi phục mềm".Trong trường hợp này, bạn nên đợi một lúc trước khi gửi lại email.
2. Địa chỉ email không tồn tại: Một trong những lý do trực tiếp khiến email của bạn bị từ chối là do địa chỉ email của người nhận không còn hợp lệ.Khi email bị trả lại, đó là do "địa chỉ email không tồn tại"."Email bị trả lại" này được phân loại là một thư bị trả lại khó.
3. Hộp thư quá đông: Một vấn đề bị trả lại mềm khác khiến email của bạn không được gửi trả lại là các hộp thư quá đông.Điều này có nghĩa là không có đủ dung lượng trong tài khoản email của người nhận.Nó đã sử dụng hết hạn ngạch (một kích thước nhất định), vì vậy bất kỳ email nào được gửi đi sẽ bị trả lại.
4. Email bị chặn:Đây là một lý do khác khiến email của bạn không thể gửi được.Nếu người nhận chặn địa chỉ email của bạn, một thông báo trả lại có thể được hiển thị trên màn hình.Để giải quyết vấn đề này, vui lòng liên hệ với người này và cho họ biết rằng bạn đang cố gắng gửi email.
5. Đáp ứng tự động: Khi mọi người ra ngoài hoặc đi nghỉ, họ sẽ kích hoạt "Đáp ứng tự động"người mẫu.Khi người nhận không có ở đó, một số máy chủ email sẽ từ chối nhận email, do đó sẽ giữ email không hoạt động.Nếu điều này xảy ra thường xuyên, hãy xem xét xóa địa chỉ liên hệ khỏi danh sách.

Làm cách nào để khắc phục email bị trả lại trong Gmail?

Khi email của bạn bị trả lại do sai chính tả hoặc địa chỉ email không hợp lệ, bạn cần phải -

• Kiểm tra địa chỉ email của người nhận để tìm các lỗi sau:

• Lỗi đánh vần
• Dấu chấm ở cuối địa chỉ
• dấu ngoặc kép
• Dấu cách trước và sau địa chỉ

• Tìm kiếm các địa chỉ email khác nhau được sử dụng bởi cùng một người nhận.

Khi email của bạn tạm thời bị từ chối hoặc bị đánh dấu là spam, hãy tìm kiếm liên kết hoặc kiểm tra email của bạn có vẻ đáng ngờ.Hoặc, bạn có thể đã thêm nhiều người vào CC hoặc Bcc.Vì vậy bạn cần-

• Loại bỏ các liên kết đến các trang web yêu cầu thông tin cá nhân quan trọng.
• Nếu bạn phải gửi nó cho một nhóm lớn, hãy tạo một nhóm.

Khi Gmail không thể kết nối với máy chủ thư của người nhận, nó sẽ đưa ra thông báo lỗi.Nếu thư không tự biến mất, bạn cần kiểm tra địa chỉ email của người nhận xem có bất kỳ lỗi nào không.Hoặc, chỉ cần liên hệ với nhóm hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp email của người nhận.

Làm cách nào để khắc phục email bị trả lại trong Outlook?

Đặc biệt là trong Outlook, lỗi tạm thời có thể là một trong những lý do.Một số lỗi tạm thời cần được sửa khi bạn nhận được "Email bị trả lại" trong Outlook -

• Không thể kết nối với máy chủ từ xa
• Không đủ chỗ trong kho
• Tài nguyên tạm thời không có sẵn
• Kết nối quá hạn
• Không đủ máy chủ

Các lý do có thể khác cần được khắc phục bao gồm - thư quá lớn, tra cứu tên miền không thành công hoặc máy chủ lưu trữ không xác định, hộp thư đầy hoặc vượt quá hạn ngạch và hộp thư không khả dụng.Khi người dùng không xác định, không hợp lệ hoặc không được tìm thấy, bạn sẽ nhận được email bị trả lại.联系Hỗ trợ khách hàng của OutlookĐể được giúp đỡ ngay lập tức.